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河北省中等职业学历教育学生学籍电子注册管理
实施细则(试行)

[发表时间:2017年03月15日]

第一章 总则

第一条 根据教育部《中等职业学校学生学籍管理办法》(教职成〔2010〕7号)、《中等职业学历教育学生学籍电子注册办法(试行)》(教职成〔2014〕12号)和省教育厅《关于印发河北省<中等职业学校学生学籍管理办法>实施细则的通知》(冀教职成〔2010〕22号)、《关于中等职业学校学生学籍管理有关工作的通知》(冀教职成〔2011〕1号)等文件要求,为了使中等职业学历教育学生学籍管理更加规范化、网络化、制度化,结合我省实际,制定本实施细则。
第二条 本实施细则适用于中等职业学历教育学生的学籍电子注册管理。“3+2”、“3+4”职业教育学生中专段学籍和高职高专院校招收初中毕业生起点五年一贯制前三年学籍电子注册管理,依照本细则执行。
第三条 各地教育行政部门和学校需通过全国中等职业学校学生管理信息系统(以下简称学生系统)为每名中等职业学校学生建立学籍电子档案。学籍电子档案和学籍纸质档案基本信息保持一致。
学生学籍号以学生居民身份证号为基础,按照学校(机构)人员基础信息代码编制规则生成,一人一号,终身不变。对艺术类和体育类等特殊专业的学生,在义务教育阶段已采集学生信息的,中职学籍接续时仍沿用其已有的学籍号;在义务教育阶段未采集学生信息或其他原因没有学籍号的,学生系统将按照编码规则生成学籍号。
第四条 学生系统建设、维护、使用实行省级统筹、属地管理、学校负责的分级管理制度。
省级教育行政部门统筹全省中等职业学校学生学籍电子注册管理工作,指导、监督、检查本行政区域内各地和中等职业学校学生学籍电子注册管理工作;按照国家要求建设学生系统运行环境和学生数据库,确保系统正常运行和数据实时交换与更新;具体负责直属中等职业学校的学籍电子注册管理工作。
设区市(直管县)教育行政部门负责指导、监督、检查本市(直管县)区域内中等职业学校使用学生系统做好学生学籍电子注册管理工作;具体负责直属中等职业学校的学籍管理工作;按照《关于中等职业学校学生学籍管理有关工作的通知》(冀教职成〔2011〕1号)精神,负责省属民办学校学籍电子注册及管理工作。
县(市、区)教育行政部门负责本县区域内中等职业学校学生学籍电子注册管理工作。
中等职业学校和高职高专院校中专部为学籍电子注册的实施主体,负责应用学生系统,对按照省、市有关规定录取的学历教育学生学籍的取得、异动和毕(结)业进行在线审核、维护、数据备案和网上查询;对学籍信息的真实性和准确性负责。
第二章 新生学籍电子注册
第五条 按照教育行政部门有关文件要求录取的学生,持录取通知书及本人身份证或户籍簿,按学校有关要求和规定到学校办理报到、注册手续。学校负责对录取学生的入学资格进行审查,对审查合格的学生为其办理入学手续并通过学生系统为其建立学籍电子档案,提交所属教育行政部门审核,通过身份证信息认证后,学生获得正式学籍号。
学校应在新生办理入学手续后的20个工作日内通过学生系统为其建立学籍电子档案。
第六条 新生实行春、秋两季学籍电子注册,春季学籍电子注册截止日期为当年4月20日;秋季学籍电子注册截止日期为当年11月20日。
第七条 学校注册新生学籍时,对之前在其他教育阶段取得学籍学生的姓名、性别、出生日期、身份证件号信息与中小学学籍系统中学生学籍信息进行匹配,将匹配成功的学籍信息自动接续到中职学生系统。学校要按学生系统要求补充学籍所需其他信息。
第八条 新生学籍电子注册之前,学生系统自动在全国不同教育阶段学生的数据库中对新建学生学籍信息进行查重,对信息重复的学生暂不予注册。
第九条 学校不得以虚假学生信息注册学籍,不得为同一学生以不同类型的高中阶段教育学校身份分别注册学籍,不得以不同类型职业学校身份分别向教育部门与人力资源和社会保障部门同时申报学籍,不得在高职高专院校重复注册学籍。
第十条 无法通过学生系统完成学籍电子注册的,由学校在学生系统中发起修改或佐证学籍电子注册申请,经所属教育行政部门核准通过且无争议的学生予以注册;对重复注册且双方学校所属教育行政部门都核准通过的,提交共同上级教育行政部门审定。
第十一条 各学校要在学生系统中及时、准确填报新生注册信息,全面、客观、真实反映学生情况,对全日制和非全日制新生实行分类注册、分类管理,逐生核准新生注册信息,确保学生信息准确无误。
第三章 在校生学籍电子注册维护
第十二条 在校生学籍电子注册维护包含新学期学籍电子注册、学籍异动(含留级、转学、转专业、休学、复学、退学、注销或取消学籍、死亡等)和学生信息变更。省、市、县教育行政部门和学校要应用学生系统办理相关业务,维护学籍电子信息,相关业务的办理情况记入学生学籍档案。
各学校要及时、准确填报转学、转专业、退学、休(复)学等学生学籍异动信息,不得迟报、误报、漏报。
第十三条 中等职业学校学生从入学起至毕业,每学期要进行学籍电子注册。在校生每学期学籍电子注册在开学后20个工作日内完成。
第十四条 学生非正常毕业离校的,学生学籍电子档案由学校在学生系统中提请学籍异动申请,经所属教育行政部门核准通过。学校合并的,学生学籍电子档案移交并入的学校管理。学校终止办学或撤销的,学生学籍电子档案及相关纸质材料移交教育行政部门指定的学校管理。
第十五条 学生转学应先办理转学手续后,再办理学生系统学籍流转。转学按下列规定办理:
1.学生在本省区域内转学,经转出及转入学校同意后,报所属教育行政部门审核、签章及备案。
2.学生跨省转学,经转出及转入学校同意后,按隶属关系分别报两校所在市级和省级教育行政部门审核、签章及备案。
转出学校、转入学校和教育行政部门均应在10个工作日内完成核办手续。
第十六条 办理学生留级、转专业、休学、复学、退学、注销或取消学籍、死亡等学籍异动业务时,由学校在学生系统启动相关业务办理程序,经所属教育行政部门审核通过,学校和教育行政部门均应在10个工作日内核办完成。学籍异动的相关纸质材料要及时报所属教育行政部门备案。
第十七条 已注册学生各项信息修改属于信息变更范畴,主要包括学生姓名、性别、出生日期、家庭住址、身份证号码、户口性质等受控字段。
对信息变更,由学校通过学生系统启动信息变更申请,经所属教育行政部门审核通过。学校和教育行政部门均应在10个工作日内核办完成。信息变更的相关纸质材料要及时报所属教育行政部门备案。
第十八条 中等职业学校联合招生合作办学招收的学生,在就读学校进行学籍电子注册。学生从就读学校进入联办学校学习,按转学程序办理。
第四章 学生毕(结)业档案维护
第十九条 学生达到以下要求,准予毕业:
1.思想品德评价合格。
2.修满教学计划规定的全部课程且成绩合格,或修满规定学分。
3.顶岗实习或工学交替实习鉴定合格。
在学生毕业或结业后20个工作日内,学校应通过学生系统办理完成学生毕业或结业手续,并按相关规定归档永久保存毕(结)业学生学籍电子档案和纸质档案。
第二十条 学生系统根据学生毕(结)业信息自动生成毕业证书或结业证书。证书内容包括:包括姓名、性别、出生日期、身份证号、学籍号、学习起止年月、专业(专业技能方向)、学制、学习形式、照片、毕(结)业、学校名称、毕(结)业日期等。
第二十一条 毕业资格核验和证书发放时间分为每年春季和夏季两次。春季毕业办理时间在2月至3月,夏季毕业办理时间在5月至6月。其中省属公办中等职业学校、公办高校中专部;经卫生厅和教育厅评估后,允许开设的各级卫生类中等职业学校(班);经教育厅评估后,允许开设的各级师范类中等职业学校(幼教班);省直管县(市)所属学校学生的毕业证书由省级教育行政部门核验,学校颁发。其他中等职业学校学生的毕业证书按照属地原则,由所属设区市教育行政部门核验,学校颁发。
第二十二条 对已结业的学生,结业后三年内可向学校提出补考或重修申请,通过考试考核并符合毕业条件,学校可准许其毕业。同时学校应及时在学生系统中更新学生相关信息,毕业时间为学校同意其毕业的时间。
第二十三条 毕业证书遗失或者损坏不予补发,可由学生毕业学校依据学生系统的学籍电子档案出具学历证明书并经学籍主管部门核准。学历证明书与毕业证书具有同等效力。
第五章 信息服务
第二十四条 省级教育行政部门依据学生系统,建立学历信息查询网站,为学生和社会提供查询公益性服务。
第二十五条 学生可免费查询本人学籍电子档案,社会其他部门及个人可依据学生提供的相关信息对学生学籍档案进行查询、验证。
第六章 保障措施
第二十六条 各级教育行政部门和学校应加强制度建设,规范工作流程,强化管理与服务。各级教育行政部门和学校要为学生学籍电子注册管理提供必要的保障条件,保持网络畅通,配备专门的学籍管理人员和技术支持服务人员做好学籍电子注册管理工作,落实系统培训、运行维护、技术支持等经费。学籍管理人员和技术支持服务人员实行先培训后上岗,并保持相对稳定。
第二十七条 各级教育行政部门和学校要制定明确的安全岗位职责,制定可落实的安全管理、安全运行维护、数据使用与保护等安全管理制度,确保学生系统及学生学籍数据安全。不得以任何形式公开展示、发布或分发学生个人信息,不得用于营利性活动。
第二十八条 有下列情形的,一经查实,追究有关人员和单位负责人的责任:
1.以虚假信息注册或虚报学籍的;违规注册非本校就读学生信息的。
2.因管理不善,造成学生信息违规变更的;未及时变更学生信息或对学生信息核实不准确、不负责任地在学生系统操作造成不良影响的。
3.泄露或将学生信息用于非法目的。
4.违反本细则其他行为的。
第七章 附则
第二十九条 外籍、无国籍和港、澳、台学生进入我省中等职业学校就读,其学籍电子注册管理参照本细则执行。
第三十条 各设区市、县教育行政部门根据本细则,指导、检查和督促所属学校实施学生学籍电子注册管理。各学校应当根据本细则修改本校学生学籍管理规定,严格落实学生学籍电子注册管理。
第三十一条 本细则自发布之日起实施。
第三十二条 本细则由河北省教育厅负责解释。

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